Vorab kann man schon festhalten, dass eine Hausvertrauensperson nicht mit einem Eigentümervertreter gleich gesetzt werden kann.

Im WEG ist der Eigentümervertreter im § 22 WEG gesetzlich geregelt.  So kann die Eigentümergemeinschaft aus dem Kreis der Wohnungseigentümer eine natürliche Person mit deren Zustimmung zum Eigentümervertreter bestellen. Die Bestellung ist eine Maßnahme der ordentlichen Verwaltung und bedarf daher eines Mehrheitsbeschlusses. Die gesetzlichen Regeln über die Beschlussfassung sind einzuhalten.

Der bestellte Eigentümervertreter vertritt dann die Eigentümergemeinschaft gegenüber dem bestellten Verwalter in den gesetzlich geregelten Fällen. Darüber hinaus hat er jedoch keine Vertretungsbefugnis. Auch ist der Eigentümervertreter an die Weisungen der Mehrheit der Wohnungseigentümer gebunden, sofern diese nicht gesetzwidrig sind.

Seine Aufgaben sind vom Gesetz vorgegeben und bestehen darin, [die Eigentümergemeinschaft] gegenüber dem Verwalter, soweit dieser die Belange der Gemeinschaft wegen widerstreitender eigener Interessen (wie etwa im Fall einer gerichtlichen oder außergerichtlichen Auseinandersetzung zwischen ihm und der Gemeinschaft) nicht ausreichend wahrnehmen kann, zu vertreten, sowie in dem von der Interessenskollision betroffenen Geschäftsbereich auch gegenüber Dritten.*

Die Funktionsperiode endet spätestens zwei Jahre nach seiner Bestellung eine Wiederbestellung ist jedoch zulässig.

Hausvertrauenspersonen kommen in der Praxis recht oft. Eine solche kann im Rahmen der Gemeinschaftsordnung als Vereinbarung über die Einrichtung bestimmter Funktionen gem. § 26 WEG bestellt werden. Diese haben aber keinerlei Vertretungsbefugnisse und können daher keine rechtswirksamen Vertretungshandlungen für die Eigentümergemeinschaft setzen. Einzelne Wohnungseigentümer steht es aber frei, diese Person individuell zu bevollmächtigen.

Außerdem bedarf es für eine solche Vereinbarung der Einstimmigkeit aller Wohnungseigentümer und der Schriftform.

Oft entstehen durch Hausvertrauenspersonen aber Probleme und Schwierigkeiten, da Verwalter diverse Angelegenheiten nur mit den Hausvertrauenspersonen abstimmen bzw. vereinbaren, ohne aber die anderen Wohnungseigentümer zu befragen. Solche Vereinbarungen sind aber nicht gültig, da die Hausvertrauensperson keine Vertretungsbefugnis innehat. Leider wissen viele Wohnungseigentümer nicht, dass dies so ist.

Also finden sie sich nicht damit ab, dass der Verwalter Ihnen gegenüber erwähnt, dass eh alles mit der Hausvertrauensperson besprochen wurde. In manchen Fällen kann aber eine Hausvertrauensperson sehr sinnvoll sein und zwar dann, wenn dieser den Verwalter an sich unterstützt, in dem dieser z. B. Firmen den Zugang zu Räumlichkeiten ermöglicht oder als Ansprechperson in allgemeinen Angelegenheiten z. B. Meldung, dass eine Glühbirne im Stiegenhaus oder Keller kaputt ist, eine Eingangstüre klemmt etc. innerhalb der Wohnungseigentumsanlage angesehen wird.

http://www.mieterschutzverband.at/index.php?section=news&cmd=details&newsid=97

*Das Gesetz nennt ausdrücklich als Beispiel für widerstreitende eigene Interessen eine „gerichtliche oder außergerichtliche Auseinandersetzung zwischen dem Verwalter und der Gemeinschaft“. Im Rahmen der Vertretung der Eigentümergemeinschaft ist der Eigentümervertreter auch zur Bestellung eines Rechtsanwaltes befugt.

Nach überwiegender Auffassung haftet der Eigentümervertreter der Eigentümergemeinschaft für besondere Kenntnisse. Den Eigentümervertreter trifft eine Informationspflicht. Der Eigentümervertreter hat Weisungen der Mehrheit der Wohnungseigentümer zu befolgen, soweit diese nicht gesetzwidrig sind.

Da das Einschreiten eines Eigentümervertreters in der Regel wohl nur temporär erforderlich bzw. sinnvoll ist, wird eine Eigentümergemeinschaft im Allgemeinen nur bei den aufgezeigten Konflikten überhaupt einen Eigentümervertreter bestellen.

http://www.rechtsanwaelte-vorarlberg.at/publikationen/aktuelles-recht/news/article/der-eigentuemervertreter.html

§ 1299 (ABGB) Wer sich zu einem Amte, zu einer Kunst, zu einem Gewerbe oder Handwerke öffentlich bekennet; oder wer ohne Noth freywillig ein Geschäft übernimmt, dessen Ausführung eigene Kunstkenntnisse, oder einen nicht gewöhnlichen Fleiß erfordert, gibt dadurch zu erkennen, daß er sich den nothwendigen Fleiß und die erforderlichen, nicht gewöhnlichen Kenntnisse zutraue; er muß daher den Mangel derselben vertreten. Hat aber derjenige, welcher ihm das Geschäft überließ, die Unerfahrenheit desselben gewußt; oder, bey gewöhnlicher Aufmerksamkeit wissen können; so fällt zugleich dem Letzteren ein Versehen zur Last.

Vgl. „Verwaltungsbeirat“ in bundesdeutschen Eigentümergemeinschaften:

Eine Schadenersatzpflicht entsteht zum Beispiel, wenn der Beirat entgegen der Beschlussfassung der Gemeinschaft beim Aushandeln des Verwaltervertrages dem Verwalter uneingeschränkte Verfügungsmacht über die Instandhaltungsrücklage zubilligt. Ferner auch dann, wenn bei der Prüfung der Jahresabrechnung auf die Einsicht in die Belege verzichtet wird (OLG Düsseldorf, 24.09.1997, 3 Wx 221/97, zur Verurteilung eines Beirates auf Schadenersatz in Höhe von 100.000,00 EUR).

https://www.akademie-wohnungseigentuemer.de/verwaltungsbeirat/