Hausverwaltungen sind Dienstleister, agieren aber oft nicht so. Aber kein Eigentümer sollte mickriges Service akzeptieren. Bei der Suche nach einem besseren Verwalter gibt es allerdings einiges zu beachten.

Hausverwaltungen genießen hierzulande ganz allgemein nicht den besten Ruf. Zumindest erlebt man selten, dass jemand ins Schwärmen kommt, wenn er von seinem Hausverwalter spricht. Das mag unter anderem damit zu tun haben, dass es immer noch Hausverwaltungen gibt, die sich nicht als Dienstleister verstehen, sondern ihre Kunden wie Bittsteller behandeln. Eine inakzeptable Haltung.

… „Wenn die Qualität nicht passt, sollten die Eigentümer nicht lange zuwarten, sondern jemanden nehmen, der es besser kann“, sagt der Immobilienrechtsspezialist Christoph Kothbauer. „Dem Hausverwalter sollte jedenfalls bewusst sein, dass er sich um seine Kunden zu bemühen hat.“

Hausverwalter gibt es viele

Wollen Wohnungseigentümer den unbefristeten Vertrag mit ihrem Hausverwalter kündigen, dann können sie das mit dreimonatiger Kündigungsfrist zum Ende einer Abrechnungsperiode, also in der Regel zum 31.12., mit einem Mehrheitsbeschluss tun. …

Aus wichtigem Grund, also wenn sich der Hausverwalter eine grobe Verfehlung zu Schulden kommen lässt, kann die Eigentümergemeinschaft den Vertrag nach § 21 Absatz 3 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) jederzeit aufkündigen.

Bevor sich die Eigentümer ihrer Hausverwaltung entledigen, sollten sie sich nach einer neuen umschauen – und dabei trachten, eine zu finden, die ihrer Erwartungshaltung wirklich entspricht. …

Zuallererst sollte sich die Gemeinschaft im Klaren sein, welche Leistungen sie von ihrem neuen Hausverwalter erwartet… Aus Sicht von Kothbauer bewährt sich ein Hearing bei der Auswahl: „Dabei können sich die Hausverwaltungen präsentieren und die Eigentümer Fragen stellen.“ So sollte unbedingt geklärt werden, welche Leistungen vom vereinbarten Pauschalhonorar erfasst sind und welche nicht. …

Aber noch andere Punkte sollten thematisiert werden wie: Zu welchen Zeiten ist die Hausverwaltung erreichbar? Tatsächlich gibt es immer noch Hausverwaltungen, die nicht jeden Wochentag ganztägig zu Verfügung stehen.

„Die Zeiten, in denen Hausverwaltungen nur an einzelnen Tagen Sprechstunden anbieten, Mittagspausen oder freitags Nachmittag geschlossen haben, sollten längst vorbei sein“, sagt Troger. Die Praxis zeigt, dass einige aber noch nicht in der Gegenwart angekommen sind….

Rasche Reaktion ist ein Muss

Nicht erwarten kann man, dass der Hausverwalter rund um die Uhr den Hörer abhebt. Er hat aber dafür zu sorgen, dass seine Kunden wissen, wen sie bei Notfällen außerhalb der Geschäftszeiten anrufen können. …

„Binnen 24 Stunden sollte der Hausverwalter auf jeden Anruf und jedes Mail reagiert haben. Bei Notfällen natürlich viel schneller“, sagt Kothbauer. Zusagen wie versprochene Rückrufe nicht einzuhalten oder Anbote binnen der vereinbarten Frist nicht einzuholen, seien ein klares Indiz für mangelnde Professionalität. „Natürlich kann nicht jedes Problem binnen eines Tages gelöst werden. Aber wenn etwas nicht wie geplant funktioniert, weil beispielsweise der bestellte Handwerker nicht erscheint, hat man auch das den Bewohnern mitzuteilen, sagt Troger.

Apropos Kommunikation: Moderne Hausverwaltungen bieten ihren Kunden die Möglichkeit an, online oder per App in alle Rechnungen, Kontostände und Ablaufe, die sie und ihr Haus betreffen jederzeit Einschau zu nehmen. Ein Service, das bei der Auswahl eines neues Verwalters übrigens auch ins Gewicht fallen sollte. Eigentümer sparen sich damit viele mühsame Nachfragen beim Verwalter, weil sie ihm online über die Schultern schauen können. Und seriöse Immobilienverwalter haben ohnehin nichts zu verbergen.

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Neben seinen klassischen Pflichten wie etwa die Vertretung der Wohnungseigentümergemeinschaft, die Erhaltung des Hauses, die Beauftragung von Reinigungsfirmen und die Abwicklung aller mit der Immobilie im Zusammenhang stehenden Zahlungsflüsse sollte der Hausverwalter informieren und beraten. „Besonders in Zinshäusern spielt die Beratung eine große Rolle. Die Hausverwaltung sollte die Eigentümer darüber aufklären, wie man das Gebäude möglichst steuerschonend instand hält, wann man am besten welche Teile saniert, und wie man Kosten spart. Dazu muss man sich mit Steuern, Bau- und Haustechnik auskennen, rechnen und wirtschaftlich denken können und immer über die neuen Gesetze informiert sein“, erklärt Troger.

Laut Rösch ist die Information der Eigentümer eine Bringschuld des Verwalters. „Wenn ich merke, dass die Betriebskosten zu hoch sind, muss ich schauen, wie ich das optimieren kann. Auch gebäudebezogene Verträge sollte man immer wieder neu verhandeln. Gerade bei Versicherungen sind durch Verhandlungen in 90 Prozent der Fälle Einsparungen möglich“, behauptet sie. Verhandlungsgeschick braucht der Hausverwalter auch bei den Professionisten, wenn es um Reparaturen und Sanierungen geht. Schließlich gilt es hier, für die Eigentümer möglichst günstige Offerte herauszuschlagen, wobei der billigste Anbieter nicht immer auch der beste sei, wie Rösch betont.

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Aufpassen sollte man jedenfalls, wenn es Verknüpfungen zwischen der Hausverwaltung und einzelnen Miteigentümern gibt. „Hier könnte versucht werden, die Leistungen, die einem Miteigentümer zukommen, auf alle umzulegen“, warnt Rechtsanwalt Michael Gruner. Aus der Praxis weiß er, dass so etwas immer wieder vorkommt – genauso wie überhöhte Zahlungen an Professionisten, die sich das Geld nach Absprache mit der Hausverwaltung teilen. „Da gibt es alles“, so Gruner.

Der Jurist hält es für problematisch, dass die Arbeit der Hausverwaltungen erst im Nachhinein über die Jahresabrechnung kontrolliert werden kann, denn „im Nachhinein wieder an sein Geld zu kommen, ist sehr mühsam“. Er empfiehlt daher, mit der Bank eine begleitende Kontrolle der Eigentümerkonten zu vereinbaren.

(„Die Presse“, Print-Ausgabe, 19.05.2012)

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