Melanie Buchmann kümmert sich bei der Wüstenrot Haus- und Städtebau um die Verwaltung der Eigentumswohnungen. Wenn etwas nicht funktioniert, ruft der Eigentümer oder der Mieter sie an. ‚Wir besprechen gleich am Telefon, welche Maßnahmen getroffen werden müssen und wie es weitergeht‘, schildert Melanie Buchmann ihren Job. Mieter und Eigentümer der Wohnung wollen stets auf dem Laufenden gehalten werden. Deshalb werde das Meiste heute per E-Mail geregelt. Das ist aber erst der Anfang. Künftig sollen Mieter und Eigentümer über das Internet nicht nur mit dem Verwalter korrespondieren, sondern auch, ähnlich wie bei einem Schwarzen Brett, über ein spezielles Online-Portal Informationen rund um die Hausverwaltung abrufen können.
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Dazu gehört auch ein Forum, auf dem sich der Eigentümer und Mieter plattformübergreifend nicht nur informieren, sondern auch aktuelle Protokolle oder Formulare herunterladen kann. Derzeit ist die ‚digitale Verwaltung‘ noch in der Erprobungsphase. ‚Natürlich werden wir weiter für unsere Kunden auch persönlich oder telefonisch zur Verfügung stehen‘, beruhigt derweil Melanie Buchmann. Letztendlich führt an der digitalen Hausverwaltung kein Weg vorbei, macht auch Alexander Heinzmann deutlich. ‚Unsere Verwalter sollen am Telefon Rede und Antwort stehen, ständig vor Ort sein, aber auch innerhalb kurzer Zeit E-Mails beantworten. ‚Wir haben uns gefragt, wie wir all das unter einen Hut bekommen. Am Ende war klar, dass dies nur mit einer Internetplattform geht, die den Verwalter von Routineauskünften entlastet.‘ Der Kunde kann jetzt vom Smartphone, Tablet-PC oder Laptop von jedem Ort und wann er will seine Informationen abrufen. ‚Das spart Ressourcen und letztendlich auch Personal‘, gibt Heinzmann zu.
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Trotzdem werde das Unternehmen auch weiterhin Briefe verschicken und am Telefon Anfragen entgegennehmen. Bei der Wüstenrot Haus- und Städtebau ist man sich sicher, dass sich die digitale Hausverwaltung langfristig durchsetzen wird. Denn von einem offenen Informationssystem profitieren alle – Mieter wie Eigentümer. Alexander Heinzmann erklärt anhand eines defekten Fahrstuhls, wie die Digitalisierung der Hausverwaltung die Kommunikation verbessert. ‚Früher erhielten wir 50 Anrufe, mussten Aushänge machen. Zuerst, dass der Fahrstuhl außer Betrieb ist, dann, wann der Handwerker kommt, und so weiter. Künftig können die Schadenmeldungen zum Beispiel online registriert werden und die anderen Mieter automatisch über den aktuellen Stand mit informiert werden.‘ Diese Informationsprozesse haben bislang viel Zeit verschlungen, die künftig produktiver eingesetzt werden kann, so Marcus Ziemer.
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